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第１講：目標はどのようにして達成されるか
目標を達成する行動体質を考えるためには、目標がどのようにして
達成されるのかということを掴んでおく必要があります。本講では
色々な角度から、目標が達成されるプロセスを考えてみようと思います。
常識的に当たり前のこと、平凡なことをおろそかにして目標を達成
することができるでしょうか。まず無理でしょうね。
例えば、何をすればよいかを考える、他人と約束したことは守る、
というようなことです。
目標が達成されるために、まず言えることは「平凡なこと、基本的な
ことを徹底して実行すること」なのです。
１．平凡なこと、基本的なことを徹底して実行する
その基礎にあるのは次の「基本行動５項目」です。
(1)考える
(2)約束する
(3)行動し、約束を守る
(4)確認する
(5)今すべきことを今すぐに実行する
この5項目を一覧して、当たり前のことだと思う人もいるでしょう。
その一方、考えることは平凡なことではないと思う人もいるかも
しれません。しかし、この5項目は全ての人間に与えられている
能力です。それを行使するかどうか、それを行使する努力をするか
どうかの違いが行動に現れるだけなのです。
目標が設定された後、何をすればよいのかを考え、的確な行動を
見い出すには、調べたり、他人に尋ねたり、それを整理したりする
努力と根気が要ります。約束するには、約束できるだけの自信を
持てるまでの、考えの詰めが要ります。
考えが十分に詰められてこそ行動を起こせます。行動の結果が
思いの通りだったかどうかを知るため、他人への伝達が正しく
伝わっているかを知るためには確認しなければなりません。
そして、約束を守るために最も大切なことが、今すべきことを
今すぐ実行するということなのです。
このように5項目は密接な繋がりを持っています。そして更に、
どの項目を取ってみても努力と根気が要ることが解ります。
それではここで切り口を変えて考えて見ましょう。次の事例で
青木さんが出てきます。目標が達成されるという観点から
青木さんの行動を研究してみます。
２．事例研究
資料「目標達成のために何が必要か：青木さんの行動研究」
------事例----------事例----------事例----------事例------
青木さんは入社後５年の営業経験を持ち、そろそろ中堅に
列するという時期に差し掛かっています。そんな青木さんに
連休が明けて間もない５月１１日に電話が掛かってきました。
業務効率化推進室の田中さんからです。
「お忙しいところ恐縮です。スケジュールを確認したいの
ですが。」「はい、何の件でしょうか。」と青木さんは過去の
記憶をたどります。
「先月の半ばに部長さんにお願いしました生産性向上事例の
報告会の件ですが、青木さんに営業部を代表して報告して頂く
ことになってますので、その確認です。報告会は5月１３日の
木曜日午後３時からですのでよろしくお願い致します。」
「はあ、はいはい、その件ですね。お約束通り出席させて頂き
ます。第３会議室でしたね。」青木さんは忘れていた日程を
思い出しました。手帳には5月１３日３時「生産性向上事例
報告会」と記入してあり、前日１２日の午後の欄には「事例
報告会準備」としてあります。
「そうだ、明日準備するつもりだったんだ」青木さんはホッと
してもとの仕事にもどりました。
ところが、その日の夕方になって、青木さんは突然部長に
呼ばれました。「青木君、明日時間を空けて欲しいんだ。急ぐ
仕事ができたんだ。」と言われたのです。
青木さんはすかさず尋ねました。「どのくらい時間がかかる
のでしょうか。明日ちょっと予定があるんです。」
「どんな用だ。」
「はい、生産性向上事例報告会で営業部の報告をすることに
なっていまして、明日その準備をしたいんですが。」
部長はちょっと考えて思い出したように
「ああ、１ヶ月ほど前にあったあの話か。ところで何を話す
つもりかね。」と言いました。
青木さんは、ばつが悪そうに「はあ、それが未だ決めてない
ので、明日考えようとおもうのですが。」
「今頃何を言っているのかね。１ヶ月も前の話だろう。
まあ、しかたがない」
そう言って部長はちょとの間考えていましたが、突然しゃべり
始めました。
「よし、これからやろうとしていることを中心にしよう。軸に
するのは、重点顧客のパターン分類と、顧客から引き出すべき
戦略情報獲得の基準プロセスをパターン分類ごとに設計して、
若手の営業マンでも有効情報を取れるようにする取組だ。
その企画資料は鈴木君が持っているから、もらったらいい。
狙いと背景の部分をうまく説明してくれ。それとこの企画を
作るために、この１年色々なデータを採ったね。
このデータが背景の理解や顧客特性の割り出しに大いに
役立ったことを説明してくれ。
特に顧客別に採ったデータが解りやすいかな。他にも営業マン
個人別に採ったのもあったね。これは１人１人の営業マンの
強み弱みを知るために役立った。このあたりの資料は
福田さんが整理しているから、分析結果の部分をコピーして
持って行ったらいい。
えーと、あとは日常的に個人別時間管理を行った結果、
顧客対応時間比率が上がってきたことを付け加えたらいい
だろう。これは君が一番よく知っていることだから任せるよ。
よし、これで準備完了ＯＫだな。」
青木さんは唖然としてしまいました。部長の凄さは日頃から
知ってはいたのですが、こんなに効率良く仕事が片付くとは
思ってもみませんでした。関心を引く充実した内容であり
ながら、時間を掛けて新たに資料を作る必要はないのです。
ボーッとしている青木さんにまた部長の声がかかります。
「明日空けられることはわかった。今月の残りの日は
どうだい。」青木さんは手帳を開いて、
「えーと、来週はお客さまへの訪問は２件だけですが、
準備をする時間が要りますし、金曜日は営業会議ですから、
それと再来週は、未だ日取りは確定してませんが、Ｐ工業と
Ｓ化学の商談が入りそうです。
それから、今期計画の個人別展開の調整会議がありますし、
あれー、何かやることがいっぱいあるなー。あ、そうそう
顧客データベース作成会議が２５日にありまして………」
「もういい」と部長がさえぎりました。
「君は自分のスケジュールも把握していないのかね。困った
ものだな。だいたい、報告会の話を依頼されて１ヶ月も
放っておくくらいだから、想像はつくがね。
段取りが悪いんだよ。何時約束があるか、じゃなくて、
それぞれの仕事を自分は何時しなければいけないか、
その結果余裕があるのは何時か、そういうことが大事なんだ。
今日は時間が無いからできないけど、明日の夜にでも１時間
くらい時間をとって、スケジュールの作り方や時間管理の
やり方を教えてやろう。」
「はい、ありがとうございます。」
その日はこれで終わりました。
------／事例-------／事例-------／事例-------／事例------
さてここで皆さんに考えて頂きます。
青木さんに、スケジュールの作り方、時間管理のやり方を
教える時、どういうことを教えたらよいでしょうか。
しばらく考えてメモにまとめてみてください。
原則として大切な項目は、第３章の終わりに
＜青木さんに教えるべきこと＞として上げておきました。
基本的なこと、青木さんの行動研究から見えてきたことに基づき、
目標が達成される場合の行動を具体的なレベルにまで掘り下げて
考えてみましょう。
３．目標が達成される場合に採っている行動
(1)目標を達成する時の行動
これは次の４項目に整理されます。
ａ．行動を起す
ｂ．やるべきことを、やるべき時にやる
ｃ．問題を発見し、解決する
ｄ．必要なだけ人手と時間をかける
目標を達成するために、まず行動を起こします。計画を作るのも
行動の一つです。目標には期限が設定されますから、計画された
行動項目は、為すべき時に実行されていきます。
行動を起こせば問題の一つや二つは必ず発生しますから、
これを発見し、解決することになります。そして、行動には
行動する主体の人間が必要ですし、それに掛かる時間も必要
ですから、その人手と時間を掛けることになるのです。
この４項目を実践するために必要なものは何か、掘り下げてみる
ことにしましょう。下記に整理したものを一覧してみてください。
・行動を起すには
← 何をすればよいか解る そのためには ← 計画が要る
・やるべきことを、やるべき時にやるには
← 何をすればよいか解る そのためには ← 計画が要る
← 何ができて、何ができてないかが解る そのためには
←計画と実績をつかんでいる そのためには
← 計画が要る
← 行動管理の仕組が要る
・問題を発見し、解決するには
← 何が問題か解る そのためには
←問題を発見する仕組が要る
← 問題解決の方法が解る そのためには
← 解決策を生む仕組が要る
・必要なだけ人手と時間をかけるには
← どれだけの時間が要るか解る そのためには
← 計画が要る
← どんな能力が要るか解る そのためには
← 計画が要る
← どれだけの人手が要るか解る そのためには
← 計画が要る
どうですか。こうして整理してみると、目標を達成する時の
行動を裏側で支えているものが何か、よく見えるでしょう。
こうして、目標を達成するための行動に必要なものが明らかに
なってきます。
(2)目標達成行動に必要なもの
a．計画
（行動設計）
b．行動を把握・管理する仕組
（報連相、ミーティング、レビューなど）
c．問題を発見する仕組
（報連相、ミーティング、レビューなど）
d．解決策を生み出す仕組
（基準化、報連相、ミーティング、レビューなど）
------事例に対する一つの考え方------------------------------
＜青木さんに教えるべきこと＞
(1)仕事を受けたら、あまり間をおかずに、できれば直ぐに
仕事のゴールを明示すること
（何ができたら、何をしたら仕事の完了かを明確に示す
ものがゴール）
(2)同様に、できれば直ぐにゴールを睨んで業務分解を行い、
準備等の作業内容を具体化すること
(3)具体化した作業内容を、何時やるかを時間予約すること
（「何時までに」では充分でない。「何時」でなければ
ならない。）
(4)会議とか商談というのは、仕事の流れの一部が水面上に
顔を出したものに過ぎない。これを満足にやり切るため
には、水面下にある準備とか、調査とかの時間のかかる
作業を業務分解により見えるようにして、そのための
時間を予約する必要があること
------／事例に対する一つの考え方----------------------------
さて次はまた、違った切り口から考えてみることにします。
４．目標を達成できない場合の理由を裏返してみる
目標を達成できなかった時の言い訳を多い順に列挙して
みますと、次のようになります。
理由１．時間が取れなかった
理由２．達成するための行動にどのくらい時間がかかるか
解らなかった
理由３．活動中に状況変化があり、それに対応した行動が
取れなかった
理由４．見えていたのは目標だけで、達成するための
具体的行動が解らなかった
理由５．何時までに達成するべきか解らなかった
理由６．どういう状態になったら目標達成なのか解らなかった
理由７．この目標を達成するのは何のためなのか
理解できなかった
これを逆転して考えますと目標達成に必要な行動が浮かび
上がってきます。それは次のようになります。
※１．必要な時間をしっかり予約しよう （計画）
※２．具体的行動に分解し、必要な時間を正しく
見積もろう （計画）
※３．当初計画の通りに進めてよいか、適切なタイミングで
確認しよう
（行動管理、問題発見、問題解決策、計画再編）
※４．目標達成に必要な具体的行動を漏れなく
列挙しよう （計画）
※５．達成期限を明確にしよう （計画）
※６．どのようになったら目標達成なのか、
具体的に明示しよう （計画）
※７．目標達成がもたらす業績貢献の内容を
理解しよう （計画）
ここまで来れば、かなりのことが解ってきたと思います。
これまでの纏めをして、第１講を終了することにします。
５．目標を達成するための行動のまとめ
１）次の６項目を具体的に明示した計画を作る（行動設計）
項目１．何のためにこの目標を達成するのか
項目２．何がどこまでできたら目標達成なのか
項目３．いつまでに完成すればよいか
項目４．目標達成のために必要な全ての具体的行動
項目５．各々の具体的行動に要する時間
項目６．具体的行動を実行する具体的日取り（時間帯）
２）次の項目を実行するための仕組とルールを決めて運営する
（レビュー）
・目標と計画に則った行動管理
・行動中に発生した問題の発見
・発見した問題の解決策の立案と実行
・目標達成を確かなものにするための計画再編
＊目標達成に必要なことは行動設計とレビューである。
これを支えるのは１章の(1)〜(5)の基本行動の着実な実行である。
| セミナーの内容紹介 |
１．時間の速さ感覚への対処
物理的な時間の速さと個人にとっての時間の速さは違うことが多い
ものです。時間管理にとって大切なことは、個人にとっての時間の速さを
理解することです。
時間感覚のずれ（物理的な時間からのずれ）には幾つか理由があります。
１）時間経過を判断する脳の部位は論理的思考を司る左脳です。創造的・
直感的思考を司る右脳を使う時間が長いと、その分だけ時間の経過を
意識しなくなります。思い掛けない時間の経過に驚くのはこの様な
場合です。
２）楽しい時間は飛ぶように過ぎるものです。そこで人間の脳は、楽しい
時間から次の楽しい時間までの間の状況を測ることで、時間の経過
速度を判断します。
この２つの楽しい時間の間に、あまり気のすすまない苦手の仕事を
しなければならない時、時間の経過はじれったいほど遅いものです。
一般的に言えることは、仕事の成績の良い人間の殆どが、経過した
時間を少なく見積るか、極めて正確に見積るかのどちらかのようです。
また、「明日」という言葉は、仕事の遅い人間が、時間という現実の
プレッシャーを避けるために用いる安全弁のようなもののようです。
時間経過を過小評価する人間のほうが仕事ができますが、他人に多大な
迷惑をかけることも多いのです。ついつい多くの仕事を引き受け過ぎる
からです。本人はできると思っていますが、周囲の者はハラハラして
います。
仕事に必要な時間を多く見積り過ぎる人間は、約束の期限は守ってくれる
のですが、周囲の者に苛立ちを与えるようです。このタイプの人間は、
時間のプレッシャーから身を護ることに捕われるあまり、自分の才能に
気付かず、隠れた能力を引き出すチャンスを捨てているようです。
時間過小評価型の人は、自分にはできると思えても、意識して余裕を
見込んだスケジュールを作るべきでしょう。
時間見積りが多すぎる型の人は、時間についてもっと冒険心を持ち、
自分の尻を叩くことを心掛けるべきでしょう。背伸びが潜在能力を
開かせると自分に言い聞かせることです。
現象考学研究所
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